新入社員必見!知らないと損?Excelのマナー5選

新入社員必見!知らないと損?Excelのマナー5選

 

様々な業務で使用されるExcelですが、仕事で使う上での暗黙のルールやマナーが存在します。

もちろん新入社員は最初は知らないと思いますが、わざわざ先輩から指導されることでもないため、知らないままになっているかもしれません。

先輩にとっては当たり前のルールを知らないままだと、「常識がない」「使えない」と思われてしまいます。

当記事では、知らないとマズイ、当たり前のExcelマナー・ルール5選を紹介します!

 

1.A1セルにカーソル移動して保存せよ

A1セルにカーソルを移動する画像

Excelは保存する際に、選択されているセルの位置も記憶します。

例えば、お客さまにExcel文書を納品する際に、A1セルでなく最後に編集したセルを選択したままになっているとします。

お客さまは、「編集途中のファイルかな?」と思ってしまうかもしれませんし、カーソルが変なところにあると気持ち悪く思うかもしれません。

お客さまや他の使用者に不快感を与えないように、A1セルにカーソルを移動してから保存するようにしましょう。

 

A1セルにカーソルを移動するショートカットキー

文書を確認しつつ、A1セルにカーソルを移動する癖をつければいいと思いますが、

一気にA1セルにカーソルを移動するショートカットキーも存在します。

Ctrl + Home

(ノートパソコンの場合は、Fnキーも一緒に押す必要があるかもしれません)

Excelの便利なショートカットキーをまとめた記事はこちらです。

 

2.コピーしてから編集せよ

Excelファイルの中には自分だけでなく、会社の皆さんが使用するような「ひな形」ファイルがあると思います。

そのひな形ファイルを上書き保存してしまうと、使用者全員に迷惑がかかってしまいます

編集する前にコピーをして、コピーしたファイルを編集する癖をつけるようにしましょう。

 

雛形ファイル以外でもバックアップを作成せよ

雛形ファイルでなくても、自分が編集する前の状態を残しておくと安心です。

ファイルバックアップ画像

また、ファイル(book)だけでなく、シートを編集する場合にも、シートをコピーしてバックアップを作成しておくと安心です。

 

3.セル結合はするな

セル結合は簡単に文字を中心に設定できるので、非常に便利な機能です。

しかし、後からレイアウトを修正するときに、セルの移動ができない。並べ替えができないと不都合が発生する場合が多いので、使わない場合が無難と言えます。

 

セル結合しないで複数セルに渡って文字を中心に

セル結合の代替手段として、セルの書式設定があります。

 

文字を中心にしたいセル範囲を選択

セルの書式設定の配置タブ-横位置で「選択範囲内で中央」を選択

セル結合代替画像

文字が範囲内で中心に表示される

 

4.印刷前に必ず確認せよ

Excelファイルを印刷する機会は多いです。

しっかり確認する前に印刷し、不備が見つかり修正して再印刷すると、紙と時間の無駄になってしまいます。

罫線が消えていないか、余計なページがないか等、印刷前にしっかり確認しましょう。

 

印刷プレビューで確認

ファイルタブ – 印刷やショートカットキー「Ctrl + P」で表示される印刷プレビューで確認しましょう。

 

PDF化で確認

印刷プレビューで正常な場合でも、印刷すると謎の空白ページが印刷されている!?なんてこともたまにあります。

そこで、より確実なのはExcelファイルをPDF化して確認することです。

 

PDF化方法①

ファイル種類画像

名前を付けて保存時に、ファイルの種類で「PDF」を選択

 

PDF化方法②

印刷種類画像

印刷-プリンターで「Microsoft Print to PDF」を選択

 

5.連番は自動採番の関数を使用せよ

Excelで連番をふる機会は多いです。

連続したセルの連番だったら、オートフィルやROW関数を使えば問題なく連番をふり直せますが、連続していない途中に空白があるような場合は大変です。

ひとつずつ修正しなければなりません。

後から修正に手間がかからないように、連番をふる際は自動採番の関数を使用しましょう!

自動採番の関数についての記事はこちらです。

 

まとめ

Excelのルール・マナーを紹介しました。

私自身も気を付けている内容ですし、新入社員は必ず覚えておくと役立ちますよ!